Documento Soporte

1. NAVEGANDO POR LA APLICACIÓN

1.1 Al dar click en el ícono de la aplicación se ingresa el número de la máquina, el cual es asignado en el momento de la instalación, por defecto es 1. Luego se da click en el botón continuar.

2. En la siguiente pantalla se ingresa el nombre de usuario y la clave de acceso, luego dar click en botón Entrar.

Se despliega un mensaje de bienvenida al sistema, dar click botón en aceptar.

3. Se despliega la pantalla del menú del Documento Soporte;

Como está vacía, no muestra información. Se compone de las siguientes opciones:

Nuevo Documento: permite crear un nuevo soporte.

Terceros: se administran los terceros, es decir, los nits de las personas a quienes se les emite el documento soporte, el cual está requerido para las personas naturales no responsables de iva (antes régimen simplificado) que no están obligadas a expedir factura, pero que el contribuyente necesita demostrar costos y deducciones. Se debe exigir el rut.

Inventario: es el catálogo de los productos y servicios objeto de expedir el documento soporte.

Informes: esta opción permite generar reportes de los documentos soportes generados en determinado período.

Sistema: permite ingresar a configurar parámetros de seguridad del sistema. Esta opción es sólo para el desarrollador de la aplicación.

Empresa: se registra la información del contribuyente obligado a expedir el documento soporte.

El botón X permite salir de la aplicación.

2. PUESTA EN MARCHA

2.1 CONFIGURACION DE LA EMPRESA

Dar click en la opción Empresa, se despliega la siguiente pantalla, en la cual se diligencian los datos según el rut .

Los datos fiscales son:

Tipo de Régimen del contribuyente: Digitar Responsable de Iva (antes régimen común) ó No Responsable de Iva (antes régimen simplificado).

Resolución Dian: se coloca la información contenida en el formato 1876 expedido por la Dian.

Frase célebre: es el slogan de la empresa.

Gerente: nombre del representante legal de la empresa

Arl: Administradora de riesgos profesionales a la cual se encuentra afiliada la empresa.

CCF: Caja de compensación familiar a la cual se encuentra afiliada la empresa.

Una vez diligenciados los datos se da click en la opción Cerrar para salir de la ventana.

2.2 CREACION DE PRODUCTOS Y SERVICIOS

En este menú se crean los productos y servicios que ofrecen los no responsables de Iva. Se da click en la opción Inventarios, y se despliega la siguiente interfaz.

El código es el número que identifica al ítem dentro del catálogo, el sistema lo crea automáticamente.

La descripción es el nombre del producto o servicio.

El precio es el valor de venta, pero se puede dejar con valor cero ($0) para que en el momento de hacer el documento se le coloque de manera manual.

Para crear un nuevo producto o servicio se da click en la Opción Nuevo, y aparece:

Se ingresa la descripción del producto o servicio, y el precio de venta. El código es automático.

La opción Guardar y nuevo permite guardar el producto actual y crear uno nuevo. Con la opción cerrar se va al catálogo de productos y servicios.

Se retorna a la pantalla de catálogo de productos y servicios.

Si se desea consultar un producto o servicio, se da click en el código y despliega una pantalla similar a la de creación con la información correspondiente.

2.3 CREACION DE TERCEROS

En esta opción se crean las personas a quienes se les va a expedir el documento soporte, s decir, los no obligados a expedir factura o no responsables de IVA, información que debe ser verificada con el rut. Dar click en la opción Terceros del menú general:

Aparece la siguiente pantalla:

Aparece el listado de terceros creados, para consultarlo se da click en el nombre que aparece resaltado en color azul.

Para Crear un tercero dar click en la opción Nuevo Tercero, y se ingresan los siguientes datos (es recomendable tener el rut):

Tipo de identificación: Cédula (13) o Nit (31), corresponde a la casilla Nº 25 del Rut.

Nit: es el número de identificación que en las personas naturales equivale al número de cédula de ciudadanía. Ver casilla 5 del Rut

Dv: dígito de verificación: número que se le asigna a las personas naturales o jurídicas que se registran en el Rut, se encuentra en la casilla 6 del Rut

Tipo de contribuyente: seleccionar el tipo de Persona: Natural o Jurídica.

Luego diligenciar los campos en la sección Dirección.

En la sección Nombres, diligenciar la siguiente información:

- Razón social para las empresas Jurídicas

- Apellido 1, Apellido 2, Nombre 1 y Nombre 2 para las personas naturales.

En caso que el contribuyente no tenga el nombre 1 o el apellido 2, se deja en blanco.

En la sección de Cuenta, se diligencia el nombre del banco, seleccionar tipo de cuenta (Ahorros o corriente), Numero de cuenta y el titular de la cuenta. Para guardar dar click en el botón Guardar y nuevo, o también, oprimir la Tecla F5.

4. ELABORACIÓN DEL DOCUMENTO SOPORTE

Escoger la opción Nuevo Documento del menú.

Aparece la siguiente pantalla:

El número de la factura lo genera el sistema de manera automática.

La Fecha corresponde a la fecha de emisión del documento soporte, dar click en el ícono del calendario y seleccionar la fecha.

En el cliente, seleccionar el tercero a quien se la va a hacer el documento soporte. Si no aparece, dar click en el botón F

El detalle es la descripción de la transacción.

Observaciones: colocar preferiblemente las condiciones de pago.

Tipo: seleccionar si es producto (para compra de artículo para la venta) o servicios en el caso de los gastos o costos.

Orden de compra: es el número de comprobante o recibo que traiga el tercero y que no reúne los requisitos de ley, se ingresa como control interno.

En la cuadricula de las transacciones se ingresa el concepto de la transacción, y el valor unitario.

Una vez registrados los ítems, dar clik en el botón Guardar e Imprimir para ver el documento, oprimir las teclas Control+P para enviarlo a la impresora.

4. SOPORTE

Celular: 3152325490

Whatsapp: 3503625333

Correo: Cesoltec.meat@gmail.com

Web: https://cesoltecmeat.wixsite.com/consultoria